Как международные бренды решают вопросы поиска поставщиков косметической продукции по модели OEM в Гуанчжоу и соблюдения нормативных требований

Поиск OEM-производителей косметики в Гуанчжоу даёт наилучшие результаты, когда покупатель с самого начала контролирует три направления работы: технические характеристики продукта, утверждение упаковки и соответствие требованиям целевого рынка. Завод занимается производством продукции, но владелец бренда по-прежнему должен сформулировать техническое задание, утвердить образцы, подтвердить требования к испытаниям и распределить соответствующие нормативные обязанности.

Практическая последовательность действий проста: подготовить техническое задание на продукт, провести отбор производителя, утвердить рецептуру и упаковку, одобрить предсерийный образец, завершить испытания и оформить документацию, провести проверку готовой партии, а затем отгрузить продукцию.

Основные выводы

1. Прежде чем запрашивать цены, определитесь со схемой поставок. Стандартные товары, продукция под собственной торговой маркой и изделия, изготовленные по индивидуальному заказу (OEM), требуют разных бюджетов, объема разработки и объёмов заказов.
2. Проводите аудит производителя, имеющего соответствующие юридические полномочия, а не только компании, занимающейся продажами. Сверьте данные лицензии на ведение бизнеса, адрес завода, сертификаты качества и получателя банковского перевода.
3. Утвердить рецептуру и упаковку как единую систему. Даже стабильная формула может оказаться неудачной, если её использовать с неподходящим насосом, вкладышем, бутылкой или методом декорирования.
4. Определите тесты и критерии приемки в письменной форме. Не существует единого температурного цикла, режима центрифугирования или высоты падения, которые подходили бы для любого косметического средства.
5. Начните работу по обеспечению соответствия требованиям ещё до начала серийного производства. Требования ЕС и США касаются проверки ингредиентов, текста этикеток, сведений об ответственном лице и документов, запрашиваемых у производителя.
6. Не производите окончательный расчет, основываясь исключительно на фотографиях. Используйте пакетные документы, сохраненные образцы и результаты предотгрузочной проверки в соответствии с утвержденной спецификацией.

Какой канал поставок подходит для данного проекта?

Указанные цифры представляют собой ориентировочные диапазоны для планирования закупок, а не фиксированный прайс-лист YIFA PLAZA. Фактический минимальный объем заказа (MOQ) и сроки изготовления зависят от объема партии по рецептуре, минимальных объемов заказа по компонентам, метода декорирования, объема испытаний, производственных мощностей и количества SKU. Попросите поставщика предоставить расценки по каждой позиции отдельно.

Семиэтапный процесс поиска поставщиков косметической продукции по схеме OEM в Гуанчжоу

1. Подготовить техническое задание на продукт, готовое к запуску в производство

Запроса на “высококачественную антивозрастную сыворотку” недостаточно для составления точного коммерческого предложения. В первоначальном техническом задании должно быть указано:

• Тип изделия и назначение
• Целевой рынок и страны сбыта
• Целевые заявления и заявления, которые не должны фигурировать
• Предпочтительная текстура, цвет, аромат и отделка
• Основные ингредиенты, ингредиенты, использование которых ограничено, и требования в отношении аллергенов
• Объем наполнения и требуемый формат упаковки
• Количество единиц по SKU
• Целевая стоимость на условиях «франко-завод» и дата запуска
• Необходимые испытания, документы и проверки, проводимые сторонними организациями
• Языки произведений искусства и право собственности на этикетки

Предоставляйте образцы продукции для ознакомления с текстурой или оформлением упаковки, но не просите завод копировать защищенные товарные знаки, графические элементы или запатентованные компоненты.

2. Составить короткий список легальных производителей

Уточните, кто будет заниматься производством, розливом и выпуском продукции. Поставщик может выступать в качестве производителя, торговой компании, владельца бренда или сочетать все эти роли. Запросите документы, необходимые для идентификации сторон, заключающих договор, и производственных организаций:

• Лицензия на ведение бизнеса с указанием зарегистрированного названия и адреса компании
• Лицензия на производство косметической продукции (если требуется)
• Действующий сертификат по результатам аудита в соответствии со стандартом ISO 22716 или GMP и его сфера применения
• Адрес завода и категории продукции, охваченные аудитом
• Последний аудиторский отчет или сводка мер по устранению недостатков (при наличии)
• Банковский счет, владельцем которого является заказчик, либо письменное пояснение характера взаимоотношений
• История экспорта по соответствующей категории товаров и рынку сбыта

Стандарт ISO 22716 содержит рекомендации по надлежащей производственной практике (GMP) в области производства, контроля, хранения и отгрузки косметической продукции. Сертификат является полезным подтверждающим документом, однако он не заменяет техническую экспертизу конкретного продукта или оценку рынка сбыта.

Используйте Процесс подбора производителей в YIFA PLAZA чтобы сравнить поставщиков по возможностям по производству продукции, минимальному объему заказа (MOQ), документации и опыту работы на экспортных рынках. Перед утверждением короткого списка, проверить производителя косметики в Китае с фактическими данными о компании, объекте и документах.

3. Выбрать и утвердить формулу

Существует два основных направления развития:

Существующая формула: Завод предоставляет рецептуру, которая уже используется в производстве. Это позволяет сэкономить время и, как правило, снизить затраты на разработку, однако покупателю всё равно необходимо проверить список ингредиентов, заявленные свойства, историю испытаний и пригодность продукта для рынка.

Пользовательская формула: Лаборатория разрабатывает или модифицирует рецептуру в соответствии с письменным техническим заданием. Заранее согласуйте количество циклов изготовления образцов, стоимость разработки, права собственности, условия конфиденциальности, допустимые замены ингредиентов и порядок утверждения изменений.

Укажите в предложении обязанности, связанные с разработкой

Предложение поставщика по разработке рецептуры может включать как доработку существующей базовой рецептуры, так и разработку отдельного рецептурного проекта. Прежде чем сравнивать цены, уточните, что именно будет предоставлено.

Если производитель также реализует продукцию под собственным брендом, обсудите возможные пересечения с вашим планируемым ассортиментом. Отдельно зафиксируйте условия конфиденциальности, согласованную эксклюзивность и права собственности на графический дизайн или производственное оборудование. Наличие индивидуальной этикетки само по себе не означает заключения таких соглашений.

По каждому утвержденному образцу необходимо зафиксировать формулу или код образца, дату, цвет, запах, вязкость или другие соответствующие характеристики, использованную упаковку, а также подписать акт утверждения. Сохраните неоткрытый контрольный образец.

4. Проверить упаковку перед розливом продукта в больших объемах

Флакон, крышка, дозатор, вкладыш, оформление и состав продукта должны оцениваться в комплексе. Запросите план обеспечения совместимости, учитывающий тип продукта и предполагаемые условия транспортировки и хранения.

В письменном плане должны быть указаны:

• Испытательные образцы и номера партий компонентов
• Направления хранения
• Температурные и световые условия
• Продолжительность испытаний и периодичность проверок
• Проверка герметичности, потери веса и дозирования
• Предельные значения цвета, запаха, вязкости и внешнего вида
• Проверка адгезии и стойкости к истиранию декоративных элементов
• Требования к моделированию падения или транспортировки
• Критерии «зачёт/незачёт» и формат отчёта

Такие условия, как цикл перехода от -10 °C до 45 °C, испытание в центрифуге со скоростью 3 000 об/мин в течение 15 минут или испытание на падение с высоты 1,2 метра, могут быть полезны в протоколе поставщика, но они не являются универсальными требованиями. Окончательный метод испытаний должен учитывать состав продукта, дизайн упаковки, рынок сбыта и канал дистрибуции.

Не разрешайте запуск серийного производства картонных коробок или декорированных компонентов до тех пор, пока не будет проверена совместимость рецептуры и упаковки и не будет подписан макет.

5. Распределить обязанности по обеспечению соблюдения нормативных требований в разбивке по рынкам

Европейский союз

Прежде чем косметический продукт ЕС будет выведен на рынок, для проекта, как правило, необходимо назначить ответственное лицо в ЕС, подготовить досье с информацией о продукте, отчет о безопасности косметического продукта, обеспечить соответствие маркировки требованиям и подать уведомление через Портал уведомлений о косметических продуктах. Регламент (ЕС) № 1223/2009 является основным нормативным актом ЕС, регулирующим готовые косметические продукты.

Завод должен быть в состоянии предоставить точные сведения о составе и процессе производства, однако окончательную нормативную оценку и подачу уведомления осуществляют уполномоченное лицо в ЕС и квалифицированный эксперт по оценке безопасности. Не следует рассматривать уведомление, поданное через систему CPNP, как разрешение на реализацию продукта.

Укажите, если применимо:

• Полная формула расчета вознаграждения эксперта по оценке безопасности при соблюдении конфиденциальности
• Список INCI и технические характеристики сырья
• Паспорта безопасности (при необходимости)
• Сертификаты анализа для согласованных материалов или готовых партий
• Информация об аллергенах в парфюмерных составах и документация IFRA (при необходимости)
• Результаты микробиологических исследований, исследований стабильности, совместимости и эффективности консервантов, соответствующие данному продукту
• Метод производства и заявление о соответствии требованиям GMP
• Технические требования к упаковке и макеты этикеток
• Документы, подтверждающие заявления о свойствах продукции

Соединенные Штаты

В соответствии с законом MoCRA предприятия, занимающиеся производством или переработкой косметических средств для сбыта на территории США, как правило, обязаны регистрироваться в FDA и продлевать регистрацию каждые два года, за исключением случаев, на которые распространяются соответствующие льготы. Лицо, ответственное за продукцию и указанное на этикетке, как правило, обязано внести в перечень каждое поставляемое на рынок косметическое средство и ежегодно обновлять этот перечень. Регистрация и внесение в перечень не являются одобрением со стороны FDA, и FDA не выдает регистрационных сертификатов для использования в рекламных целях.

В плане проекта для США также должны быть отражены вопросы обоснования безопасности, процедуры реагирования на нежелательные явления, содержание маркировки, а также порядок назначения контактного лица или ответственного лица в США, необходимый для конкретного продукта и структуры бизнеса.

Компания YIFA PLAZA может координировать сбор документации у выбранного производителя. Она не заменяет ответственное лицо покупателя в ЕС, ответственное лицо в США, эксперта по оценке безопасности или консультанта по нормативным вопросам, за исключением случаев, когда такая роль явно возлагается на неё в соответствии с отдельным письменным соглашением.

6. Утвердить технологическую спецификацию и план обеспечения качества

В заказе на поставку следует указывать контролируемую спецификацию, а не только название продукта. Укажите:

• Утвержденная формула или образец кода
• Масса или объем наполнения и допустимый допуск
• Внешний вид готовой продукции, запах и соответствующие физические характеристики
• Коды компонентов, цвета, материалы и файлы с изображениями отделки
• Расположение штрихкода и кода партии
• Требования к картонной упаковке, упаковке в ящики и транспортной маркировке
• Необходимые документы по партии
• Методика проверки, план отбора проб и определения дефектов
• Правила проведения замен, доработок и отклонений
• Инкотермс, пункт поставки и срок предоставления документов

Любые изменения, вносимые после получения разрешения и касающиеся сырья, рецептуры, поставщика компонентов, оформления, места производства или метода испытаний, должны согласовываться с покупателем в письменной форме.

7. Проверить партию перед отгрузкой

Проведите проверку после полной упаковки заказа и до произведения окончательного расчета или выдачи груза. Объем проверки должен соответствовать подписанному плану обеспечения качества и может включать:

• Артикул, количество и ассортимент
• Внешний вид продукта и упаковки
• Проверка веса или объёма наполнителя
• Функция насоса, распылителя, капельницы или крышки
• Утечки и герметичность уплотнений
• Точность печати этикеток, штрих-кодов и кодов партий
• Состояние индивидуальной и сборной упаковки
• Согласованные производственные документация, сертификаты соответствия и протоколы испытаний
• Сравнение с запечатанным эталонным образцом

Фотографии являются вспомогательными доказательствами, но не заменяют четко разработанного плана отбора проб и зафиксированных результатов.

Документы, которые необходимо запросить перед внесением залога

Распространенные ошибки при подборе поставщиков и способы их предотвращения

В стоимость не входят расходы на упаковку и тестирование

Попросите предоставить разбивку затрат, включающую стоимость смеси, первичной упаковки, декорирования, картонной коробки, расходы на формы или печатные формы, испытания, контроль качества и подготовку к отгрузке.

Покупатель одобряет рецептуру, но не окончательную упаковку

Проведите испытания на совместимость с компонентами, аналогичными производственным. Использование лабораторного бака или временного насоса не означает утверждение окончательной упаковки.

Сертификат принадлежит другой компании или сайту

Сравните название и адрес, указанные в сертификате, с данными, приведенными в лицензии на ведение бизнеса, договоре купли-продажи, отчете о посещении завода и банковских реквизитах.

Обеспечение соответствия начинается после завершения производства

Перед печатью компонентов или запуском серийного производства необходимо, чтобы ответственное лицо или консультант по нормативным вопросам проверил рецептуру и этикетку.

Изменения в тексте не фиксируются

Используйте пронумерованные технические задания и версии графических материалов. Каждое утвержденное изменение следует подтверждать в письменной форме и указывать, какую предыдущую версию оно заменяет.

Часто задаваемые вопросы

Каковы типичные сроки изготовления образцов в рамках проекта по производству косметических средств по схеме OEM в Гуанчжоу?

Образец готовой формулы часто можно изготовить за 2–3 рабочих дня. Индивидуальная доработка формулы в первом этапе может занять 5–7 рабочих дней. Сложные активные ингредиенты, подбор цвета, работа над ароматом, испытания упаковки или повторные доработки увеличат сроки выполнения заказа. Уточните срок изготовления образца после того, как лаборатория примет полное техническое задание.

Каков реалистичный минимальный объем заказа (MOQ) для косметики под собственной торговой маркой в Гуанчжоу?

При планировании минимальный объем заказа (MOQ) для готовой продукции может составлять примерно 100–500 единиц, для проектов под собственной торговой маркой — 500–1 000 единиц, а для индивидуальных проектов по производству по заказу (OEM) — 3 000–5 000 единиц и более. Обязательный минимальный объём заказа (MOQ) определяется как наибольшее из следующих значений: партия продукта, количество флаконов, количество дозаторов, количество элементов декорирования и количество единиц упаковки с печатью.

Является ли сертификат ISO 22716 подтверждением соответствия продукта требованиям ЕС или США?

Нет. Стандарт ISO 22716 содержит рекомендации по надлежащей производственной практике (GMP) в отношении производства, контроля, хранения и отгрузки. Соответствие продукции требованиям по-прежнему зависит от рецептуры, данных о безопасности, этикетки, заявлений о свойствах продукта, соглашений с ответственными сторонами и документов, необходимых для конкретного рынка.

Осуществляет ли компания YIFA PLAZA подачу документов в рамках программы CPNP ЕС или в FDA США?

Компания YIFA PLAZA может координировать подготовку формулы, сертификата анализа (COA), паспорта безопасности (SDS/MSDS), а также производственной и упаковочной документации от выбранного поставщика. Назначенное ответственное лицо в ЕС или в США должно контролировать процесс подачи соответствующих документов и подтвердить полноту досье.

Является ли свидетельство о регистрации предприятия, выданное FDA, доказательством одобрения?

Нет. FDA заявляет, что регистрация косметических предприятий и внесение продукции в реестр не являются программой одобрения, и FDA не выдает сертификаты для использования в рекламных целях.

Когда покупателю следует заказать независимую экспертизу?

Закажите услугу до даты отгрузки, указанной в договоре, и назначьте визит на время, когда производство будет завершено, а товар упакован. Перед проведением инспекции инспектору необходимо предоставить утвержденный образец, технические условия, классификацию дефектов, ведомость количества и требования к упаковке.

Запланируйте поездку для поиска поставщиков или составьте короткий список поставщиков

Разделите встречу в выставочном зале и посещение производственных помещений

Этот «Белая книга» по косметической промышленности Гуанчжоу за 2023 год отметил, что производственные предприятия сосредоточены в северной части Байюня, а торговая деятельность — южнее. При поездке с целью поиска поставщиков это различие служит полезной отправной точкой: осмотр товаров на рынке или в выставочном зале — это совсем не то же самое, что осмотр предприятия, которое будет выполнять ваш заказ.

Прежде чем утвердить маршрут, уточните, по какому адресу находится офис продаж, где будет производиться предлагаемый товар и не осуществляются ли розлив или упаковка в других местах. Уточните, что именно вы сможете увидеть на каждом этапе. Встреча для ознакомления с образцами может помочь определиться с предпочтениями в отношении цвета или текстуры; посещение производственных мощностей должно быть сосредоточено на соответствующих технологических процессах, документации и согласованных контрольных точках.

Сообщите компании YIFA PLAZA категорию продукции, целевой объем закупок и вопросы, которые необходимо решить в ходе визита. Доступ поставщика и график встреч должны быть подтверждены до бронирования поездки.

Покупатели могут ознакомиться с уход за кожей, макияж и косметическая упаковка категории поставщиков перед отправкой технического задания. Для проектов, требующих разработки рецептуры или производства продукции под собственной торговой маркой, сравните Каналы поставок по схемам OEM/ODM и подготовить приведенный выше контрольный список технических требований.

Отправьте свои требования к продукту с указанием типа продукции, целевого рынка, количества, предпочтений по упаковке, целевой себестоимости и требуемой даты запуска. Компания YIFA PLAZA будет использовать эти данные для подбора подходящих поставщиков и определения документов, которые необходимо запросить на этапе подготовки коммерческого предложения.

Официальные нормативные документы

• Европейская комиссия: Законодательство в области косметических средств
• Управление по контролю за продуктами и лекарствами США (FDA): Регистрация косметических предприятий и внесение продукции в реестр
• Руководство по надлежащей производственной практике (GMP) для косметической продукции по стандарту ISO 22716:2007

Нормативные требования варьируются в зависимости от продукта, заявленных свойств и страны назначения. Перед выпуском продукта на рынок необходимо согласовать окончательный маршрут с ответственным лицом или квалифицированным консультантом по нормативным вопросам.

Отраслевой контекст и источник информации

Информация о планировании посещений на местном уровне основана на «Белой книге косметической промышленности Гуанчжоу 2023 года», составленной аналитическим центром Nanfengchuang Media Think Tank и Гуанчжоуским институтом контроля качества и испытаний, стр. 28–29. Рассмотрение вопросов развития производственных мощностей и деятельности под собственными брендами приведено на стр. 115–117. Приведенные выше вопросы, касающиеся цитат, представляют собой редакционную интерпретацию YIFA PLAZA, а не контрольный список, подготовленный авторами отчета. В отчете описывается ситуация на 2023 год; актуальные адреса заводов, пути до них и их производственные возможности требуют подтверждения. Ознакомьтесь с официальным отчётом о публикации от 2 ноября 2023 года.