Cómo verificar a un fabricante de productos cosméticos en China

Para verificar a un fabricante de productos cosméticos en China, comprueba que coincidan la razón social, la licencia de producción, la dirección de la fábrica, el ámbito de aplicación del certificado, el beneficiario bancario y las instalaciones de producción reales antes de abonar un anticipo. A continuación, comprueba si la fábrica es capaz de reproducir una muestra aprobada siguiendo registros de lote controlados y de proporcionar la documentación exigida por el mercado de destino.

Una sala de exposición impecable, una insignia de mercado o un certificado en formato PDF no son suficientes por sí solos. Una verificación fiable se basa en una cadena de pruebas: la identidad legal, el ámbito de fabricación autorizado, los registros del sistema de calidad, la capacidad física, la documentación del producto y los controles comerciales deben apuntar a la misma empresa y a las mismas instalaciones.

Verificación de fábrica: la respuesta breve

1. Identifica todas las empresas que participan en la operación. Anota los datos del vendedor, del fabricante legal, del exportador y del beneficiario del pago.
2. Comprueba la licencia de producción y el ámbito de aplicación autorizado. El nombre de la empresa, la dirección y la categoría del producto deben coincidir con los datos del pedido propuesto.
3. Consulta la documentación relativa a la norma ISO 22716 o a las buenas prácticas de fabricación (GMP) en la fuente emisora. Comprueba el número del certificado, el centro, el ámbito de aplicación, el estado y el organismo de auditoría.
4. Verificar la capacidad real de producción. Inspeccionar el taller correspondiente, el equipamiento, el personal, la capacidad de la línea de producción y los registros actuales.
5. Realiza el seguimiento de un lote reciente. Realiza un seguimiento de las materias primas, el pesaje, el envasado, los ensayos, la liberación y las muestras retenidas a través de los registros.
6. Evaluar el grado de preparación del mercado de destino. Comprueba que el proveedor pueda facilitar la fórmula, la lista INCI, el certificado de análisis (COA), la ficha de datos de seguridad (SDS/MSDS) y la documentación relativa a los ensayos y la fabricación.
7. Gestionar la entrega comercial. Utiliza una muestra homologada, unas especificaciones firmadas, un acuerdo de calidad y una inspección previa al envío.

Paso 1: identificar al fabricante autorizado y a todas las partes contratantes

Empieza con un mapa de entidades de una página. No des por sentado que el representante comercial, el emisor de la factura, el exportador y el fabricante sean la misma empresa. Un proyecto legítimo puede involucrar a varias entidades relacionadas, pero la relación debe revelarse y documentarse.

Si el beneficiario del pago no coincide con el vendedor contratante, detén el pago hasta que el proveedor facilite una explicación por escrito y los documentos que acrediten la relación. Nunca aceptes un cambio de beneficiario de última hora basado únicamente en una instrucción enviada por correo electrónico o a través de una aplicación de mensajería.

Paso 2: verificar la licencia de fabricación de cosméticos y su ámbito de aplicación

Solicita una copia clara y actualizada de la licencia de producción de cosméticos y de la licencia comercial. Compara el nombre de la empresa china carácter por carácter y, a continuación, comprueba la dirección de registro, la dirección de producción, el número de licencia, las categorías autorizadas, la fecha de expedición y la fecha de caducidad.

La norma sobre datos de licencias de producción de productos cosméticos de la Administración Nacional de Productos Médicos (NMPA) establece los campos básicos, entre los que se incluyen el nombre de la empresa, el número de licencia, el código unificado de crédito social y los productos cuya fabricación está autorizada. Utiliza el servicio regulador correspondiente de la NMPA o de la provincia para verificar el registro, en lugar de basarte únicamente en una copia escaneada facilitada por el proveedor.

Señales de advertencia sobre la licencia

• La licencia pertenece a otra empresa con la que no existe ninguna relación documentada.
• El emplazamiento registrado difiere de la fábrica que se muestra al comprador.
• La categoría de producto solicitada queda fuera del ámbito de fabricación permitido.
• La licencia ha caducado, está borrosa, recortada o le faltan páginas.
• El proveedor no facilitará la razón social en chino ni el número de licencia.

Paso 3: validar la documentación relativa a la norma ISO 22716 o a las buenas prácticas de fabricación (GMP)

ISO 22716:2007 ofrece directrices de buenas prácticas de fabricación (GMP) para la producción, el control, el almacenamiento y el envío de productos cosméticos. Constituye una prueba útil de la existencia de un marco de gestión de la calidad, pero un certificado no garantiza que todos los productos cumplan la normativa, sean seguros o estén autorizados para todos los mercados.

Solicita el certificado y, si está disponible, el informe de auditoría o un resumen de las medidas correctoras. Verifica los siguientes datos con el organismo de certificación o en su directorio público de certificados:

• Número de certificado y estado actual
• Denominación social exacta
• Dirección del sitio web auditado
• Ámbito de fabricación y categorías de productos
• Fechas de emisión, vencimiento y seguimiento
• Acreditación e identidad del organismo de certificación
• Resultados importantes pendientes o medidas correctivas atrasadas

No aceptes un certificado que solo cubra una sede central, un almacén o una planta de producción distinta, a menos que la relación y el ámbito de aplicación estén claramente documentados.

Paso 4: confirmar que la fábrica puede fabricar el producto propuesto

Una fábrica puede contar con licencias válidas, pero aun así carecer del equipamiento, los controles medioambientales o la experiencia necesarios para una fórmula y un envase concretos. Por lo tanto, la auditoría debe seguir el recorrido real del producto.

Adapta el informe al producto propuesto

Un proveedor puede presentar, en una misma presentación, un estudio sobre un ingrediente, un informe sobre una fórmula anterior y un certificado de sus instalaciones. Anota qué abarca realmente cada documento antes de considerarlos como un expediente de autorización.

En un informe de producto, identifica la muestra, la referencia de la fórmula, la fecha de ensayo, el método y el resultado. Pregunta si la muestra se corresponde con la versión que figura en el presupuesto. Si no es así, pide al proveedor que explique la diferencia e identifique cualquier trabajo adicional que sea necesario para tu proyecto.

Anota los puntos pendientes en la comparación de proveedores. Una carpeta con muchos documentos resulta menos útil que un breve resumen en el que se indique qué preguntas se han respondido sobre el producto en cuestión y cuáles siguen sin resolver.

Paso 5: realizar el seguimiento de un lote desde las materias primas hasta su salida

La forma más rápida de comprobar si un sistema de calidad funciona es seleccionar un producto reciente y solicitar su trazabilidad completa. La fábrica debería poder relacionar el lote terminado con la fórmula aprobada, los lotes de materias primas, los lotes de componentes de envasado, la fecha de producción, los operarios, los controles de proceso, los resultados del producto terminado y la decisión de liberación.

Revisa, como mínimo, estos registros:

• Fórmula maestra e instrucciones para lotes aprobados
• Registro de dosificación y pesaje de materias primas
• Registro de limpieza de equipos y despeje de líneas
• Registro de fabricación a granel y de control durante el proceso
• Conciliación de los procesos de llenado, codificación y envasado
• Certificado de análisis del producto terminado y autorización de salida
• Registros de desviaciones, reelaboraciones o incumplimientos
• Ubicación de las muestras conservadas y plazo de conservación
• Procedimiento de trazabilidad de reclamaciones y retiradas de productos

Pide a la fábrica que realice un seguimiento simulado: selecciona un número de lote terminado e identifica los lotes correspondientes de materias primas y envases. Un sistema que no pueda recuperar los registros con rapidez supone un mayor riesgo de control.

Paso 6: revisar la documentación del mercado de destino

La verificación de fábrica y el cumplimiento normativo en el mercado son procesos independientes. La fábrica aporta pruebas de fabricación, pero el titular de la marca, el importador o la persona responsable designada deben confirmar la legalidad de la comercialización en el mercado.

Proyectos de la Unión Europea

Para la comercialización en la UE, el proyecto suele requerir una persona responsable en la UE, una evaluación de seguridad, un expediente de información sobre el producto, una etiqueta conforme a la normativa y una notificación a través del CPNP, de conformidad con el Reglamento (CE) n.º 1223/2009. Antes de iniciar la producción, compruebe que la fábrica pueda facilitar toda la información sobre la fórmula cuantitativa o cualitativa, la documentación sobre las materias primas, la declaración de fabricación, los datos de ensayo y la información sobre el envase solicitada por el evaluador de seguridad.

Proyectos en Estados Unidos

En virtud de la MoCRA, los fabricantes y transformadores afectados deben registrar sus instalaciones, y las personas responsables deben elaborar una lista de los productos cosméticos comercializados. La La FDA de EE. UU. afirma explícitamente que el registro de centros de cosmética y la inscripción de productos no constituyen un programa de autorización y que la FDA no expide certificados de registro o de inscripción con fines promocionales.

Considera cualquier afirmación del tipo “cosméticos aprobados por la FDA” o un “certificado de la FDA” de pago como una señal de alerta, a menos que el producto pertenezca a una categoría regulada distinta con requisitos diferentes.

Documentos que hay que solicitar antes de pagar un depósito

Señales de alerta que requieren que se eleve el asunto a un nivel superior

• El proveedor se niega a identificar al fabricante legal antes de recibir el pago.
• Los nombres o direcciones de los certificados no coinciden con la fábrica que se ofrece.
• Una “visita a la fábrica” solo muestra una sala de exposición, una sala de muestras o un almacén.
• Los registros de producción se elaboran después de la visita o carecen de números de lote y firmas.
• El proveedor garantiza que cualquier fórmula puede venderse en todo el mundo sin necesidad de un análisis de mercado.
• El banco beneficiario cambia poco antes del pago.
• El presupuesto definitivo no incluye los costes de pruebas, decoración del embalaje, moldes ni inspección.
• La fábrica no conservará una muestra homologada ni aceptará un control de cambios por escrito.

Verificación a distancia cuando no es posible realizar una auditoría presencial

Una auditoría en directo por vídeo resulta más útil que un vídeo pregrabado de la fábrica cuando no es posible desplazarse hasta allí. Pide al anfitrión que comience desde el exterior del edificio, muestre el letrero de la empresa y la ubicación en la calle, y que luego recorra las zonas de recepción de material, almacén, pesaje, fabricación, envasado, control de calidad y productos terminados sin cortar la llamada.

Antes de la llamada, envía una ruta y una lista de documentos. Durante la llamada, pide al anfitrión que te muestre un registro de lote actualizado, una etiqueta de calibración, una muestra conservada y la línea destinada al proyecto. En el caso de pedidos de mayor riesgo o de gran valor, designa a un auditor independiente antes del depósito o antes de la producción en serie.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo saber si un proveedor chino de cosméticos es una fábrica o una empresa comercializadora?

Compara la licencia comercial del vendedor con la licencia de fabricación de cosméticos y la dirección de la fábrica. Pregunta quién contrata al personal de producción, quién es el propietario de los equipos, quién firma la autorización de salida del lote y quién recibe el pago. Una empresa comercial puede seguir siendo un socio de abastecimiento válido, pero no debe hacer pasar la fábrica de otra empresa por la suya propia.

¿Es suficiente la certificación ISO 22716 para autorizar a un fabricante de productos cosméticos?

No. La norma ISO 22716 sirve de apoyo para la revisión de las buenas prácticas de fabricación (GMP), pero el comprador también debe verificar las instalaciones auditadas y el alcance de la auditoría, la capacidad de producción real, los controles específicos del producto, la documentación, la compatibilidad del envase y las obligaciones del mercado de destino.

¿Cómo puedo verificar un certificado ISO 22716?

Comprueba el número de certificado, la denominación social, la dirección de la sede, el ámbito de aplicación, la fecha de emisión y el estado actual con el organismo de certificación o en su directorio público. Solicita el informe de auditoría o el resumen de medidas correctivas, si están disponibles.

¿El registro de una instalación ante la FDA significa que la fábrica o el producto están autorizados por la FDA?

No. La FDA afirma que el registro de instalaciones cosméticas y la notificación de productos no son programas de autorización y que no expide certificados para estas solicitudes.

¿Qué debo comprobar antes de realizar el primer ingreso?

Como mínimo, comprueba la empresa contratante, el fabricante legal, la licencia de producción, el certificado de calidad correspondiente, el beneficiario bancario, las especificaciones escritas del producto, el plan de muestras, el presupuesto total, las responsabilidades en materia de ensayos y las condiciones de reembolso o de medidas correctivas.

¿Se puede completar la verificación sin tener que viajar a China?

La evaluación inicial puede realizarse a distancia mediante registros oficiales, comprobación de certificados, vídeo en directo, revisión de documentos y una auditoría independiente. En el caso de un proyecto personalizado de alto valor, una auditoría in situ y una inspección previa al envío aportan pruebas más sólidas.

¿Qué hace YIFA PLAZA durante el proceso de selección de proveedores?

YIFA PLAZA ayuda a los compradores a comparar la capacidad de los proveedores, las vías de abastecimiento, la cantidad mínima de pedido (MOQ), la documentación y la experiencia en los mercados de exportación, y coordina las solicitudes de documentación sobre las fábricas y los productos. El comprador o el auditor designado deberá tomar la decisión final en materia técnica y de cumplimiento, de acuerdo con los requisitos escritos del proyecto.

Preparar una solicitud de verificación de proveedores

Empieza por el Proceso de selección de proveedores para la fabricación por encargo de productos cosméticos en Guangzhou, compara las opciones disponibles categorías de fabricantes y revisar el Las vías de OEM, ODM y marca propia. Los compradores que buscan productos acabados también pueden consultar cuidado de la piel, maquillaje y envases para productos cosméticos categorías.

Enviar una solicitud de verificación de proveedor junto con la categoría del producto, el mercado de destino, la cantidad prevista, la vía de abastecimiento y la fecha de lanzamiento requerida. Estos datos determinan qué ámbito de la licencia, qué capacidad de producción y qué documentos deben comprobarse en primer lugar.

Referencias oficiales

• ISO 22716:2007 — Directrices sobre buenas prácticas de fabricación (GMP) de productos cosméticos
• FDA de EE. UU. — Registro e inscripción de instalaciones y productos cosméticos
• Unión Europea — Reglamento (CE) n.º 1223/2009 sobre productos cosméticos
• Portal de servicios públicos de la NMPA de China

Esta guía constituye un marco de diligencia debida en materia de aprovisionamiento, no un asesoramiento jurídico ni un sustituto de una evaluación de seguridad del mercado de destino. Los requisitos varían en función del producto, la declaración, el centro de producción y el país de venta.

Contexto del sector y fuente editorial

La distinción entre la investigación de ingredientes, la evaluación de fórmulas y la evidencia sobre el producto terminado se basa en el análisis comparativo de la calidad que figura en el Libro Blanco de la Industria Cosmética de Guangzhou de 2023, pp. 90-91, elaborado por el Think Tank de Nanfengchuang Media y el Instituto de Supervisión y Ensayo de Calidad de Guangzhou. Las comprobaciones que figuran en esta guía son una interpretación editorial de YIFA PLAZA. No implican que el informe haya auditado o avalado a un proveedor para su pedido. Lee el informe oficial de publicación, del 2 de noviembre de 2023.