Comment vérifier la fiabilité d'un fabricant de produits cosmétiques en Chine

Pour vérifier la fiabilité d'un fabricant de produits cosmétiques en Chine, assurez-vous, avant de verser un acompte, que la raison sociale, la licence de production, l'adresse de l'usine, le champ d'application des certificats, le bénéficiaire bancaire et le site de production réel correspondent bien. Vérifiez ensuite si l'usine est en mesure de reproduire un échantillon approuvé dans le respect des registres de lots contrôlés et de fournir les documents requis par le marché de destination.

Une salle d'exposition soignée, un badge de marketplace ou un certificat au format PDF ne suffisent pas à eux seuls. Une vérification fiable repose sur une chaîne de preuves : l'identité légale, le champ d'application de la licence de fabrication, les registres du système qualité, les capacités matérielles, la documentation relative aux produits et les contrôles commerciaux doivent tous renvoyer à la même entreprise et au même site.

Vérification en usine : la réponse en bref

1. Identifiez toutes les sociétés impliquées dans la transaction. Indiquez le vendeur, le fabricant légal, l'exportateur et le bénéficiaire du paiement.
2. Vérifiez la licence de production et le champ d'application autorisé. Le nom de l'entreprise, son adresse et la catégorie de produit doivent correspondre à la commande proposée.
3. Vérifiez les justificatifs relatifs à la norme ISO 22716 ou aux bonnes pratiques de fabrication (BPF) auprès de l'organisme émetteur. Vérifiez le numéro du certificat, le site, le champ d'application, le statut et l'organisme d'audit.
4. Vérifier la capacité de production réelle. Inspecter l'atelier concerné, les équipements, le personnel, la capacité de la ligne de production et les registres actuels.
5. Suivez le parcours d'un lot récent. Assurer le suivi des matières premières, de la pesée, du remplissage, des contrôles, de la mise en circulation et des échantillons conservés à l'aide des registres.
6. Évaluer l'état de préparation du marché cible. Vérifier que le fournisseur est en mesure de fournir la formule, la liste INCI, le certificat d'analyse (COA), la fiche de données de sécurité (FDS), ainsi que les documents relatifs aux essais et à la fabrication.
7. Gérer la passation des activités commerciales. Utilisez un échantillon homologué, un cahier des charges signé, un accord de qualité et procédez à une inspection avant expédition.

Étape 1 : recenser le fabricant légal et chaque partie contractante

Commencez par établir une carte des entités d’une page. Ne partez pas du principe que le représentant commercial, l’émetteur de la facture, l’exportateur et le fabricant sont une seule et même entreprise. Un projet légitime peut impliquer plusieurs entités liées, mais ces liens doivent être clairement indiqués et documentés.

Si le bénéficiaire du paiement ne correspond pas au vendeur contractant, suspendez le paiement jusqu'à ce que le fournisseur fournisse une explication écrite et des documents justifiant la relation. N'acceptez jamais un changement de bénéficiaire de dernière minute sur la seule base d'un e-mail ou d'une instruction transmise via une application de messagerie.

Étape 2 : vérifier l'autorisation de fabrication de produits cosmétiques et son champ d'application

Demandez une copie lisible et à jour de l'agrément de production de cosmétiques et de la licence d'exploitation. Comparez le nom de l'entreprise chinoise caractère par caractère, puis vérifiez l'adresse du siège social, l'adresse du site de production, le numéro d'agrément, les catégories autorisées, la date de délivrance et la date d'expiration.

La norme relative aux données sur les autorisations de fabrication de produits cosmétiques de l'Administration nationale des produits médicaux (NMPA) définit les champs essentiels, notamment la raison sociale de l'entreprise, le numéro d'autorisation, le code d'identification sociale unifié et les produits dont la fabrication est autorisée. Il convient de vérifier ces informations auprès de la NMPA ou du service de réglementation provincial compétent, plutôt que de se fier uniquement à une copie numérisée fournie par le fournisseur.

Panneaux d'avertissement relatifs aux permis

• La licence appartient à une autre société avec laquelle il n'existe aucun lien avéré.
• Le site enregistré diffère de l'usine présentée à l'acheteur.
• La catégorie de produit demandée ne relève pas du champ d'application autorisé de la fabrication.
• Le permis est périmé, illisible, tronqué ou il manque des pages.
• Le fournisseur ne communiquera ni la raison sociale chinoise ni le numéro de licence.

Étape 3 : valider les justificatifs relatifs à la norme ISO 22716 ou aux BPF

ISO 22716:2007 fournit des lignes directrices relatives aux bonnes pratiques de fabrication (BPF) pour la production, le contrôle, le stockage et l'expédition des produits cosmétiques. Il s'agit d'une preuve utile de l'existence d'un cadre de gestion de la qualité, mais un certificat ne garantit pas que chaque produit soit conforme, sûr ou homologué pour tous les marchés.

Demandez le certificat et, le cas échéant, le rapport d'audit ou un résumé des mesures correctives. Vérifiez les informations suivantes auprès de l'organisme de certification ou dans son répertoire public de certificats :

• Numéro du certificat et statut actuel
• Dénomination sociale exacte de la société
• Adresse du site vérifiée
• Champ d'activité et catégories de produits
• Dates d'émission, d'expiration et de surveillance
• Accréditation et identité de l'organisme de certification
• Constatations majeures en suspens ou mesures correctives en retard

N'acceptez pas un certificat qui ne couvre qu'un siège social, un entrepôt ou un site de production distinct, à moins que la relation et le champ d'application ne soient clairement documentés.

Étape 4 : vérifier que l'usine est en mesure de fabriquer le produit proposé

Une usine peut être titulaire de licences valides tout en ne disposant pas du matériel, des contrôles environnementaux ou de l'expérience nécessaires pour une formule et un conditionnement spécifiques. L'audit doit donc suivre le parcours réel du produit.

Faites correspondre le rapport au produit proposé

Un fournisseur peut présenter, dans un même dossier, des études portant sur un ingrédient, un rapport concernant une formule antérieure et un certificat relatif à son site de production. Il convient de noter ce que couvre réellement chaque document avant de les considérer comme un dossier d'homologation.

Pour un rapport sur un produit, identifiez l'échantillon, la référence de la formule, la date du test, la méthode utilisée et le résultat. Vérifiez si l'échantillon correspond à la version mentionnée dans le devis. Si ce n'est pas le cas, demandez au fournisseur d'expliquer la différence et d'indiquer les travaux supplémentaires nécessaires pour votre projet.

Conservez les points en suspens dans le comparatif des fournisseurs. Un dossier volumineux est moins utile qu'un document succinct indiquant quelles questions ont trouvé une réponse pour le produit concerné et lesquelles restent en suspens.

Étape 5 : suivre un lot depuis les matières premières jusqu'à sa mise sur le marché

Le moyen le plus rapide de vérifier si un système qualité fonctionne est de choisir un produit récent et d'en demander le parcours de traçabilité complet. L'usine doit être en mesure d'établir un lien entre le lot fini et la formule approuvée, les lots de matières premières, les lots de composants d'emballage, la date de production, les opérateurs, les contrôles en cours de fabrication, les résultats des analyses du produit fini et la décision de mise sur le marché.

Vérifiez au moins les documents suivants :

• Formule-maître et instructions de fabrication approuvées pour chaque lot
• Registre de distribution et de pesée des matières premières
• Registre du nettoyage des équipements et du débroussaillage des lignes
• Registre de fabrication en série et de contrôle en cours de fabrication
• Rapprochement des données de remplissage, de codage et de conditionnement
• Certificat d'analyse du produit fini et autorisation de mise sur le marché
• Registres des écarts, des retouches ou des non-conformités
• Lieu de conservation des échantillons conservés et durée de conservation
• Procédure de traçabilité des réclamations et des rappels

Demandez à l'usine d'effectuer une simulation de traçabilité : sélectionnez le numéro d'un lot fini et identifiez les lots de matières premières et d'emballages correspondants. Un système incapable de récupérer rapidement ces informations présente un risque de contrôle plus élevé.

Étape 6 : examiner la documentation relative au marché cible

La vérification en usine et la conformité au marché constituent deux axes de travail distincts. L'usine fournit les preuves de fabrication, mais c'est au propriétaire de la marque, à l'importateur ou à la personne responsable désignée qu'il revient de confirmer la légalité de la mise sur le marché.

Projets de l'Union européenne

Pour la mise sur le marché dans l'UE, le projet nécessite généralement la désignation d'un responsable au sein de l'UE, une évaluation de la sécurité, un dossier d'information sur le produit, une étiquette conforme et une notification via le CPNP, conformément au règlement (CE) n° 1223/2009. Avant la production, vérifiez que l'usine est en mesure de fournir l'ensemble des informations requises par l'évaluateur de sécurité concernant la composition quantitative ou qualitative, la documentation relative aux matières premières, la déclaration de fabrication, les données d'essai et les informations relatives à l'emballage.

Projets aux États-Unis

En vertu de la loi MoCRA, les fabricants et transformateurs concernés doivent enregistrer leurs sites, et les responsables doivent répertorier les produits cosmétiques commercialisés. La La FDA américaine le précise clairement que l'enregistrement des établissements de cosmétiques et l'inscription des produits ne constituent pas un programme d'agrément et que la FDA ne délivre pas de certificats d'enregistrement ou d'inscription à des fins promotionnelles.

Considérez toute allégation relative à des “ produits cosmétiques approuvés par la FDA ” ou à un “ certificat de la FDA ” payant comme un signal d'alerte, sauf si le produit relève d'une catégorie réglementée distincte soumise à des exigences différentes.

Documents à demander avant de verser un acompte

Signaux d'alerte nécessitant une remontée de l'information

• Le fournisseur refuse de communiquer l'identité du fabricant légal avant le paiement.
• Les noms ou adresses indiqués sur les certificats ne correspondent pas à l'usine proposée.
• Une “ visite d'usine ” ne consiste qu'en la découverte d'un showroom, d'une salle d'exposition ou d'un entrepôt.
• Les registres de production sont établis après la visite ou ne comportent ni numéros de lot ni signatures.
• Le fournisseur garantit que n'importe quelle formule peut être commercialisée dans le monde entier sans analyse de marché.
• Le bénéficiaire de la banque change peu avant le paiement.
• Le devis final ne tient pas compte des coûts liés aux essais, à la décoration des emballages, aux moules ou au contrôle qualité.
• L'usine ne conservera pas d'échantillon homologué et n'acceptera pas de procédure écrite de contrôle des modifications.

Vérification à distance lorsqu'un audit sur place n'est pas possible

Un audit vidéo en direct s'avère plus utile qu'une vidéo préenregistrée de l'usine lorsque les déplacements ne sont pas possibles. Demandez à l'interlocuteur de commencer à l'extérieur du bâtiment, de montrer l'enseigne de l'entreprise et l'adresse, puis de parcourir les zones de réception des matières premières, d'entreposage, de pesage, de fabrication, de conditionnement, de contrôle qualité et de produits finis sans interrompre l'appel.

Avant l'appel, envoyez un plan d'inspection et une liste des documents. Pendant l'appel, demandez à l'hôte de vous présenter un dossier de lot à jour, une étiquette d'étalonnage, un échantillon conservé et la ligne de production destinée au projet. Pour les commandes à haut risque ou de grande valeur, désignez un auditeur indépendant avant le dépôt ou avant la production en série.

Foire aux questions

Comment puis-je savoir si un fournisseur chinois de produits cosmétiques est une usine ou une société commerciale ?

Comparez la licence commerciale du vendeur avec la licence de fabrication de cosmétiques et l'adresse de l'usine. Demandez qui emploie le personnel de production, qui est propriétaire des équipements, qui signe l'autorisation de mise sur le marché des lots et qui perçoit les paiements. Une société commerciale peut tout à fait être un partenaire d'approvisionnement valable, mais elle ne doit pas présenter l'usine d'une autre société comme si c'était la sienne.

La certification ISO 22716 suffit-elle pour agréer un fabricant de produits cosmétiques ?

Non. La norme ISO 22716 prend en charge l'examen des BPF, mais l'acheteur doit également vérifier le site et le périmètre audités, la capacité de production réelle, les contrôles spécifiques aux produits, la documentation, la compatibilité des emballages et les obligations propres au marché de destination.

Comment puis-je vérifier un certificat ISO 22716 ?

Vérifiez le numéro du certificat, la raison sociale, l'adresse du site, le champ d'application, la date de délivrance et le statut actuel auprès de l'organisme de certification ou dans son annuaire public. Demandez le rapport d'audit ou le résumé des mesures correctives, s'ils sont disponibles.

L'enregistrement d'un établissement auprès de la FDA signifie-t-il que l'usine ou le produit est agréé par la FDA ?

Non. La FDA précise que l'enregistrement des établissements de cosmétiques et l'enregistrement des produits ne constituent pas des procédures d'autorisation et qu'elle ne délivre pas de certificats pour ces demandes.

Que dois-je vérifier avant d'effectuer mon premier versement ?

Vérifiez au minimum les éléments suivants : l'entreprise contractante, le fabricant légal, la licence de production, le certificat de qualité applicable, le bénéficiaire bancaire, le cahier des charges écrit du produit, le plan d'échantillonnage, le devis global, les responsabilités en matière d'essais ainsi que les conditions de remboursement ou de mesures correctives.

La vérification peut-elle être effectuée sans se rendre en Chine ?

La présélection peut être effectuée à distance grâce à l'examen des dossiers officiels, à la vérification des certificats, à des visioconférences, à l'analyse des documents et à un audit indépendant. Pour un projet sur mesure de grande valeur, un audit sur site et une inspection avant expédition fournissent des preuves plus solides.

Comment YIFA PLAZA procède-t-elle lors de la sélection des fournisseurs ?

YIFA PLAZA aide les acheteurs à comparer les capacités des fournisseurs, les circuits d’approvisionnement, les quantités minimales de commande (MOQ), la documentation et l’expérience sur les marchés d’exportation, et coordonne les demandes de dossiers relatifs aux usines et aux produits. C’est à l’acheteur ou à l’auditeur désigné qu’il revient de prendre la décision finale en matière de conformité et d’exigences techniques, en fonction des exigences écrites du projet.

Préparer une demande de vérification de fournisseur

Commencez par le Processus d'approvisionnement auprès de fabricants OEM de produits cosmétiques à Guangzhou, comparer les offres disponibles catégories de fabricants et consulter le Les formules OEM, ODM et marque de distributeur. Les acheteurs à la recherche de produits finis peuvent également consulter soins de la peau, maquillage et emballages cosmétiques catégories.

Envoyer une demande de vérification de fournisseur en précisant la catégorie de produit, le marché cible, la quantité prévue, la filière d'approvisionnement et la date de lancement requise. Ces informations permettent de déterminer quels sont, en priorité, le champ d'application de la licence, la capacité de production et les documents à vérifier.

Références officielles

• ISO 22716:2007 — Lignes directrices relatives aux bonnes pratiques de fabrication (BPF) des produits cosmétiques
• FDA américaine — Enregistrement et référencement des établissements et des produits cosmétiques
• Union européenne — Règlement (CE) n° 1223/2009 relatif aux produits cosmétiques
• Portail des services publics de la NMPA chinoise

Le présent guide constitue un cadre de diligence raisonnable en matière d'approvisionnement ; il ne s'agit ni d'un avis juridique ni d'un substitut à une évaluation de la sécurité sur le marché de destination. Les exigences varient en fonction du produit, des allégations, du site de production et du pays de commercialisation.

Contexte sectoriel et source éditoriale

La distinction entre la recherche sur les ingrédients, l’évaluation des formules et les données relatives au produit fini s’appuie sur l’analyse comparative de la qualité présentée dans le Livre blanc 2023 sur l’industrie cosmétique de Guangzhou, pp. 90-91, rédigé par le groupe de réflexion Nanfengchuang Media et l’Institut de contrôle et d’essais de la qualité de Guangzhou. Les vérifications mentionnées dans ce guide reflètent l’interprétation éditoriale de YIFA PLAZA. Elles ne signifient pas que le rapport ait audité ou approuvé un fournisseur pour votre commande. Consultez le rapport officiel de publication, du 2 novembre 2023.