Cara Memverifikasi Produsen Kosmetik di Tiongkok

Untuk memverifikasi produsen kosmetik di Tiongkok, pastikan kesesuaian antara nama resmi perusahaan, izin produksi, alamat pabrik, cakupan sertifikat, nama penerima dana di bank, dan lokasi produksi yang sebenarnya sebelum membayar uang muka. Selanjutnya, uji apakah pabrik tersebut mampu memproduksi ulang sampel yang telah disetujui sesuai dengan catatan batch yang terkendali serta menyediakan dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh pasar tujuan.

Showroom yang rapi, lencana pasar, atau sertifikat PDF saja tidaklah cukup. Verifikasi yang andal menggunakan rantai bukti: identitas hukum, ruang lingkup produksi yang berizin, catatan sistem mutu, kemampuan fisik, dokumentasi produk, dan pengendalian komersial harus mengarah pada bisnis dan lokasi yang sama.

Verifikasi pabrik: jawaban singkatnya

1. Identifikasi setiap perusahaan yang terlibat dalam transaksi tersebut. Catat nama penjual, produsen resmi, eksportir, dan penerima pembayaran.
2. Periksa izin produksi dan ruang lingkup yang diizinkan. Nama perusahaan, alamat, dan kategori produk harus sesuai dengan pesanan yang diajukan.
3. Periksa bukti kepatuhan terhadap ISO 22716 atau GMP di sumber penerbitnya. Periksa nomor sertifikat, lokasi, ruang lingkup, status, dan lembaga audit.
4. Pastikan kemampuan produksi yang sebenarnya. Periksa bengkel yang bersangkutan, peralatan, staf, kapasitas lini produksi, dan catatan terkini.
5. Lacak satu batch terbaru. Lacak bahan baku, penimbangan, pengisian, pengujian, sampel yang dilepas, dan sampel yang disimpan melalui catatan.
6. Tinjau kesiapan pasar tujuan. Pastikan bahwa pemasok dapat menyediakan formulasi, INCI, COA, SDS/MSDS, serta dokumen pengujian dan produksi.
7. Mengawasi proses serah terima komersial. Gunakan sampel yang telah disetujui, spesifikasi yang telah ditandatangani, perjanjian mutu, dan pemeriksaan sebelum pengiriman.

Langkah 1: identifikasi produsen yang sah dan setiap pihak yang terikat kontrak

Mulailah dengan peta entitas satu halaman. Jangan berasumsi bahwa perwakilan penjualan, penerbit faktur, eksportir, dan produsen adalah perusahaan yang sama. Sebuah proyek yang sah mungkin melibatkan beberapa entitas yang terkait, tetapi hubungan tersebut harus diungkapkan dan didokumentasikan.

Jika penerima pembayaran tidak sesuai dengan penjual yang terikat kontrak, tunda pembayaran hingga pemasok memberikan penjelasan tertulis dan dokumen pendukung yang membuktikan hubungan tersebut. Jangan pernah menerima perubahan penerima pembayaran pada menit-menit terakhir hanya berdasarkan instruksi melalui email atau aplikasi pesan.

Langkah 2: memeriksa izin produksi kosmetik dan ruang lingkupnya

Mintalah salinan izin produksi kosmetik dan izin usaha yang jelas dan masih berlaku. Bandingkan nama perusahaan Tiongkok tersebut karakter demi karakter, kemudian periksa alamat terdaftar, alamat produksi, nomor izin, kategori yang diizinkan, tanggal penerbitan, dan tanggal kedaluwarsa.

Standar data izin produksi kosmetik dari Administrasi Produk Medis Nasional (NMPA) mencakup bidang-bidang utama, termasuk nama perusahaan, nomor izin, kode kredit sosial terpadu, dan item produksi yang diizinkan. Gunakan layanan regulasi NMPA atau layanan regulasi provinsi yang bersangkutan untuk memverifikasi catatan tersebut, alih-alih hanya mengandalkan salinan pindaian yang disediakan oleh pemasok.

Rambu peringatan izin

• Lisensi tersebut dimiliki oleh perusahaan lain yang tidak memiliki hubungan yang tercatat.
• Lokasi yang terdaftar berbeda dengan pabrik yang diperlihatkan kepada pembeli.
• Kategori produk yang diminta berada di luar lingkup produksi yang diizinkan.
• Izin tersebut telah kedaluwarsa, buram, terpotong, atau ada halaman yang hilang.
• Pemasok tidak akan memberikan nama resmi dalam bahasa Mandarin atau nomor izinnya.

Langkah 3: memverifikasi bukti kepatuhan terhadap ISO 22716 atau GMP

ISO 22716:2007 menyediakan pedoman GMP untuk produksi, pengendalian, penyimpanan, dan pengiriman produk kosmetik. Hal ini merupakan bukti yang berguna mengenai kerangka kerja manajemen mutu, namun sertifikat tersebut tidak membuktikan bahwa setiap produk memenuhi persyaratan, aman, atau telah disetujui untuk setiap pasar.

Minta sertifikat tersebut dan, jika tersedia, laporan audit atau ringkasan tindakan korektif. Verifikasi rincian berikut ini dengan lembaga sertifikasi atau direktori sertifikat publiknya:

• Nomor sertifikat dan status terkini
• Nama resmi perusahaan
• Alamat situs yang telah diaudit
• Ruang lingkup manufaktur dan kategori produk
• Tanggal penerbitan, tanggal kedaluwarsa, dan tanggal pemantauan
• Akreditasi dan identitas lembaga sertifikasi
• Tinjau temuan utama atau tindakan korektif yang terlambat dilaksanakan

Jangan menerima sertifikat yang hanya mencakup kantor pusat, gudang, atau lokasi produksi lain, kecuali jika hubungan dan ruang lingkup yang berlaku telah didokumentasikan dengan jelas.

Langkah 4: Pastikan bahwa pabrik tersebut mampu memproduksi produk yang diusulkan

Sebuah pabrik mungkin memiliki izin yang sah, namun tetap saja tidak memiliki peralatan, sistem pengendalian lingkungan, atau pengalaman yang diperlukan untuk formula dan kemasan tertentu. Oleh karena itu, audit harus mengikuti alur produksi produk yang sebenarnya.

Sesuaikan laporan tersebut dengan produk yang diusulkan

Seorang pemasok mungkin menyertakan hasil penelitian mengenai suatu bahan, laporan mengenai formula sebelumnya, dan sertifikat fasilitasnya dalam satu presentasi yang sama. Catatlah apa yang sebenarnya tercakup dalam setiap dokumen tersebut sebelum menganggapnya sebagai berkas persetujuan.

Untuk laporan produk, cantumkan informasi mengenai sampel, referensi formula, tanggal pengujian, metode, dan hasilnya. Tanyakan apakah sampel tersebut sesuai dengan versi yang disebutkan. Jika tidak, mintalah pemasok untuk menjelaskan perbedaannya dan mengidentifikasi pekerjaan tambahan apa saja yang diperlukan untuk proyek Anda.

Catatlah poin-poin yang belum terselesaikan dalam perbandingan pemasok. Sebuah folder dokumen yang tebal kurang berguna dibandingkan catatan singkat yang menunjukkan pertanyaan mana saja yang telah terjawab terkait produk yang bersangkutan dan mana yang masih belum terjawab.

Langkah 5: melacak satu batch mulai dari bahan baku hingga pelepasan

Cara tercepat untuk menguji apakah suatu sistem mutu berfungsi dengan baik adalah dengan memilih satu produk terbaru dan meminta riwayat jejak lengkapnya. Pabrik harus mampu menghubungkan lot produk jadi tersebut dengan formula yang telah disetujui, lot bahan baku, lot komponen kemasan, tanggal produksi, operator, pemeriksaan selama proses produksi, hasil pengujian produk jadi, serta keputusan pelepasan.

Periksa setidaknya catatan-catatan berikut ini:

• Formula utama dan petunjuk produksi yang telah disetujui
• Catatan pengambilan dan penimbangan bahan baku
• Catatan pembersihan peralatan dan pembersihan jalur
• Catatan produksi massal dan pengendalian proses
• Rekonsiliasi pengisian, penandaan, dan pengemasan
• Sertifikat Analisis (COA) produk jadi dan izin pelepasan
• Catatan penyimpangan, pengerjaan ulang, atau ketidaksesuaian
• Lokasi penyimpanan sampel yang disimpan dan jangka waktu penyimpanannya
• Prosedur pelacakan pengaduan dan penarikan produk

Mintalah pihak pabrik untuk melakukan simulasi pelacakan: pilih nomor batch produk jadi dan identifikasi lot bahan baku serta kemasan yang terkait. Sistem yang tidak dapat mengambil catatan tersebut dengan cepat memiliki risiko pengendalian yang lebih tinggi.

Langkah 6: meninjau dokumen pasar tujuan

Verifikasi pabrik dan kepatuhan pasar merupakan alur kerja yang terpisah. Pabrik menyediakan bukti proses produksi, namun pemilik merek, importir, atau pihak yang ditunjuk sebagai penanggung jawab harus memastikan jalur hukum untuk pasar penjualan.

Proyek-proyek Uni Eropa

Untuk pemasaran di Uni Eropa, proyek ini biasanya memerlukan Pihak yang Bertanggung Jawab di Uni Eropa, penilaian keamanan, Dokumen Informasi Produk, label yang sesuai, serta pemberitahuan melalui CPNP berdasarkan Peraturan (EC) No. 1223/2009. Sebelum produksi, pastikan bahwa pabrik dapat menyediakan informasi formula kuantitatif atau kualitatif secara lengkap, dokumentasi bahan baku, pernyataan proses produksi, data pengujian, dan informasi kemasan yang diminta oleh penilai keselamatan.

Proyek-proyek di Amerika Serikat

Berdasarkan MoCRA, produsen dan pengolah yang terkait wajib mendaftarkan fasilitas mereka, dan pihak yang bertanggung jawab wajib mendaftarkan produk kosmetik yang dipasarkan. Hal ini FDA AS secara tegas menyatakan bahwa pendaftaran fasilitas kosmetik dan pencatatan produk bukanlah program persetujuan, dan bahwa FDA tidak menerbitkan sertifikat pendaftaran atau pencatatan untuk keperluan promosi.

Anggaplah setiap klaim mengenai “kosmetik yang disetujui FDA” atau “sertifikat FDA” yang dibeli sebagai tanda peringatan, kecuali jika produk tersebut termasuk dalam kategori terpisah yang diatur dengan persyaratan yang berbeda.

Dokumen-dokumen yang perlu diminta sebelum membayar uang muka

Tanda-tanda peringatan yang perlu ditindaklanjuti

• Pemasok menolak untuk menyebutkan nama produsen yang sah sebelum pembayaran dilakukan.
• Nama atau alamat sertifikat tidak sesuai dengan pabrik yang ditawarkan.
• Yang dimaksud dengan “tur pabrik” hanyalah tur ke ruang pameran, ruang sampel, atau gudang.
• Catatan produksi disusun setelah kunjungan tersebut atau tidak mencantumkan nomor batch dan tanda tangan.
• Pemasok menjamin bahwa formula apa pun dapat dijual di seluruh dunia tanpa perlu melalui tinjauan pasar.
• Nama penerima dana dari bank berubah sesaat sebelum pembayaran dilakukan.
• Penawaran harga akhir tersebut tidak mencakup biaya pengujian, dekorasi kemasan, cetakan, maupun pemeriksaan.
• Pabrik tersebut tidak akan menyimpan sampel yang telah disetujui atau menyetujui pengendalian perubahan secara tertulis.

Verifikasi jarak jauh apabila audit di lokasi tidak dapat dilakukan

Audit video langsung lebih bermanfaat daripada video pabrik yang direkam sebelumnya ketika perjalanan tidak memungkinkan. Mintalah tuan rumah untuk memulai dari luar gedung, memperlihatkan papan nama perusahaan dan lokasi di jalan, lalu menelusuri area penerimaan bahan baku, gudang, penimbangan, produksi, pengisian, pengendalian mutu, dan barang jadi tanpa memutuskan sambungan panggilan.

Sebelum panggilan, kirimkan daftar rute dan dokumen. Selama panggilan, mintalah pihak tuan rumah untuk menunjukkan catatan batch terkini, label kalibrasi, sampel yang disimpan, serta jalur produksi yang akan digunakan untuk proyek tersebut. Untuk pesanan berisiko tinggi atau bernilai tinggi, tunjuk seorang auditor independen sebelum pembayaran uang muka atau sebelum produksi massal.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bagaimana cara mengetahui apakah pemasok kosmetik asal Tiongkok itu merupakan pabrik atau perusahaan perdagangan?

Bandingkan izin usaha penjual dengan izin produksi kosmetik dan alamat pabriknya. Tanyakan siapa yang mempekerjakan staf produksi, memiliki peralatan, menandatangani surat persetujuan pelepasan batch, dan menerima pembayaran. Sebuah perusahaan dagang tetap dapat menjadi mitra pemasok yang sah, tetapi perusahaan tersebut tidak boleh mengklaim pabrik milik perusahaan lain sebagai miliknya sendiri.

Apakah sertifikasi ISO 22716 sudah cukup untuk memberikan persetujuan kepada produsen kosmetik?

Tidak. Standar ISO 22716 mendukung proses peninjauan GMP, namun pembeli juga harus memverifikasi lokasi dan ruang lingkup yang telah diaudit, kapasitas produksi aktual, pengendalian khusus produk, dokumentasi, kesesuaian kemasan, serta kewajiban di pasar tujuan.

Bagaimana cara memverifikasi sertifikat ISO 22716?

Periksa nomor sertifikat, nama resmi perusahaan, alamat lokasi, ruang lingkup, tanggal penerbitan, dan status terkini melalui lembaga sertifikasi atau direktori publiknya. Mintalah laporan audit atau ringkasan tindakan korektif jika tersedia.

Apakah pendaftaran fasilitas di FDA berarti pabrik atau produk tersebut telah disetujui oleh FDA?

Tidak. FDA menyatakan bahwa pendaftaran fasilitas kosmetik dan pencatatan produk bukanlah program persetujuan, dan bahwa pihak FDA tidak menerbitkan sertifikat untuk pengajuan-pengajuan tersebut.

Apa saja yang harus saya periksa sebelum melakukan setoran pertama?

Setidaknya, periksa perusahaan kontraktor, produsen resmi, izin produksi, sertifikat mutu yang berlaku, penerima dana di bank, spesifikasi produk tertulis, rencana sampel, total penawaran harga, tanggung jawab pengujian, serta ketentuan pengembalian dana atau tindakan korektif.

Apakah verifikasi dapat diselesaikan tanpa harus berkunjung ke Tiongkok?

Penyaringan awal dapat dilakukan dari jarak jauh melalui catatan resmi, verifikasi sertifikat, video langsung, peninjauan dokumen, dan audit independen. Untuk proyek khusus bernilai tinggi, audit di lokasi dan pemeriksaan prapengiriman memberikan bukti yang lebih kuat.

Apa saja yang dilakukan YIFA PLAZA selama proses seleksi pemasok?

YIFA PLAZA membantu pembeli membandingkan kemampuan pemasok, jalur pengadaan, jumlah pesanan minimum (MOQ), dokumentasi, dan pengalaman di pasar ekspor, serta mengoordinasikan permintaan data pabrik dan produk. Pembeli atau auditor yang ditunjuk harus mengambil keputusan akhir terkait aspek teknis dan kepatuhan berdasarkan persyaratan tertulis proyek.

Siapkan permintaan verifikasi pemasok

Mulailah dengan Alur kerja pengadaan OEM kosmetik di Guangzhou, bandingkan yang tersedia kategori produsen dan tinjau Jalur OEM, ODM, dan merek pribadi. Pembeli yang mencari barang jadi juga dapat meninjau perawatan kulit, riasan dan kemasan kosmetik kategori.

Kirim permohonan verifikasi pemasok bersama dengan kategori produk, pasar sasaran, jumlah yang direncanakan, jalur pengadaan, dan tanggal peluncuran yang diinginkan. Rincian ini menentukan ruang lingkup lisensi, kapasitas produksi, dan dokumen mana yang harus diperiksa terlebih dahulu.

Referensi resmi

• ISO 22716:2007 — Pedoman Praktik Manufaktur yang Baik (GMP) untuk Kosmetik
• FDA AS — Pendaftaran dan pencatatan fasilitas serta produk kosmetik
• Uni Eropa — Peraturan (EC) No. 1223/2009 tentang produk kosmetik
• Portal Layanan Pemerintah NMPA Tiongkok

Panduan ini merupakan kerangka kerja uji tuntas pengadaan, bukan nasihat hukum atau pengganti penilaian keamanan pasar tujuan. Persyaratan bervariasi tergantung pada produk, klaim, lokasi produksi, dan negara penjualan.

Konteks industri dan sumber editorial

Perbedaan antara penelitian bahan baku, penilaian formula, dan bukti produk jadi didasarkan pada pembahasan perbandingan kualitas dalam Laporan Putih Industri Kosmetik Guangzhou 2023, hlm. 90–91, yang disusun oleh Nanfengchuang Media Think Tank dan Institut Pengawasan dan Pengujian Kualitas Guangzhou. Pemeriksaan yang tercantum dalam panduan ini merupakan interpretasi editorial YIFA PLAZA. Hal ini tidak berarti bahwa laporan tersebut telah mengaudit atau merekomendasikan pemasok untuk pesanan Anda. Baca laporan publikasi resmi, 2 November 2023.